Pasión x Innovación: abril 2014

El origen del Brainstorming

El Brainstorming fue ideado en los años 30 por el publicista norteamericano Alex Faickney Osborn. Alex F. Osborn fue cofundador en 1919 de la agencia de publicidad BDO (Barton, Durstine y Osborn) que tras una fusión en 1928 pasó a denominarse BBDO (Batten, Barton, Durstine y Osborn). Esta compañía logró un gran éxito comercial en esa época logrando sobrevivir a la Gran Depresión, hasta que en 1939, casi sin aviso, sus ganancias empezaron a desplomarse. La empresa estuvo a punto de cerrar sus puertas, pero Alex F. Osborn tomó la dirección e instituyó y desarrolló un nuevo proceso dentro de BBDO, llegando a crear incluso una Vicepresidencia para este proceso. Él descubrió que las reuniones de trabajo tradicionales no ayudaban a generar nuevas ideas y desarrolló un nuevo proceso con nuevas reglas para ayudar a las personas a pensar con libertad con objeto de resolver los muchos problemas de negocios y de personal a los que la empresa se enfrentaba. A este proceso lo llamó originariamente “Think up” y lo explicó en 1942 en su libro titulado “How to Think up”. Este término después fue el que pasaría a llamarse Brainstorming. Esta técnica de pensamiento divergente para grupos fue la pieza clave dentro del proceso de resolución de problemas de BBDO, que se convirtió en el laboratorio dónde se gestó la técnica que hoy todos conocemos. Posteriormente, esta técnica volvería a ser explicada en otros de sus libros, en 1948, en “Your Creative Power”, y en 1953, quizás en su obra más conocida, “Applied Imagination: Principles and Procedures of Creative Problem Solving”.

Definición de Brainstorming

El Brainstorming, o traducido al castellano, la lluvia o tormenta de ideas, es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un reto o problema determinado. Dicho de otra forma, es una técnica de creatividad en grupo que tiene como objetivo generar la mayor cantidad de ideas posibles en un periodo de tiempo determinado y para ello los participantes son invitados a pensar ideas rápidamente alrededor de un reto o problema específico.

Si buscamos una definición más formal del término Brainstorming podemos acudir al país de origen de su autor, Norteamérica, y en el Webster’s International Dictionary lo define como: “la práctica de una técnica de conferencia en la que un grupo de personas busca la solución a un problema específico, juntando todas las ideas aportadas de forma espontánea por sus integrantes".

Las reglas del Brainstorming

Como hemos dicho el objetivo o lo que busca el Brainstorming es generar la mayor cantidad de ideas sobre un reto o problema específico. Pero para ello, el proceso del Brainstorming debe girar en torno a una serie de reglas que nos permitan conseguir una sesión de lluvia de ideas efectiva.

Las reglas generales sobre las que debe girar una sesión de Brainstorming son cuatro:

Poner foco en la cantidad y no en la calidad. En el Brainstorming la calidad se obtiene a través de la cantidad, por eso es importante que los participantes propongan el mayor número de ideas posibles. Hay que pensar rápido, proponer ideas sin entrar en detalles, capturando sólo la esencia. Al realizar un análisis posterior de las ideas, es cuando reflexionaremos, y es posible que aquellas que podían parecer a priori inviables pueden dejar de serlo, y encontrar un lugar útil en la solución del reto o problema planteado. Mientras más ideas se propongan mucho mejor, ya que si al final de la sesión hay muchas ideas, nos resultará más fácil encontrar una buena.
No criticar las ideas de los demás. Durante la fase de generación de ideas hay que eliminar cualquier crítica negativa acerca de las ideas. Hay que tener en cuenta que la crítica y la evaluación son inhibidores de la creatividad y constituyen barreras que hay que eliminar.
Todas las ideas valen. Todas las ideas en principio son potencialmente buenas y hay que tenerlas en cuenta y tomar nota de ellas. Se ha de ser capaz de lograr eliminar los prejuicios y los miedos de los participantes, dándoles seguridad de hablar y de generar ideas “fuera de la caja”, haciendo hincapié en que nada es estúpido, exagerado o disparatado y que todos los aportes son valiosos.
Conectar ideas. Hay que construir y crear nuevas ideas a partir de las ideas que proponen otros. Se pueden usar las ideas de los demás como inspiración para las propias ideas y también se pueden dar ideas con la intención de fomentar la participación de los otros. Combinar las ideas es un camino importante para explorar nuevas posibilidades. Hay que ser capaz y desear combinar y mejorar las ideas de los demás.

En resumen, estas reglas ayudarán a reducir las inhibiciones sociales del grupo y favorecerán un ambiente para que la creatividad colectiva surja, estimulando así la generación del máximo número de ideas posibles.

El facilitador

Una sesión de Brainstorming requiere de un facilitador, o persona encargada de guiar la sesión. Su labor es clave para que la sesión funcione correctamente. Las responsabilidades del facilitador para guiar eficazmente la sesión incluyen:

Explicitar las reglas generales que deben tenerse en cuenta durante la sesión y que ya hemos comentado anteriormente.
Definir de manera clara el reto o problema que se quiere solucionar.
Lograr mantener la atención en el reto o problema principal durante toda la sesión.
Alentar la participación de todos los miembros del grupo y el conectar ideas, fomentando una actitud entusiasta y alejada de la crítica entre los miembros del grupo. Se trata de que incluso los miembros más pasivos se encuentren a gusto y participen.
Estimular el flujo de ideas.
Gestionar el carácter de las personas más dominantes para que no se adueñen de la sesión.
Dejar que la gente se divierta y de rienda suelta a su creatividad.
Tomar nota de todas las ideas.

Para este rol es muy importante elegir al facilitador adecuado. Lo ideal sería que este fuera una persona abierta, extrovertida, capaz de trasmitir interés y disfrute. Además deberá lograr que los participantes se sientan distendidos y crear un ambiente abierto y libre, controlar a las personas dominantes, fijar y mantener el rumbo de la sesión enfocado al reto o problema planteado y crear una atmósfera divertida. Lo más importante de todo, la persona debe ser hábil para mantener el flujo de ideas. El facilitador debe sentirse cómodo dirigiendo sesiones basadas en actividades y debe tener planes y tácticas claros para poder lograr los resultados esperados. El facilitador también debe asegurarse, dentro de lo posible, de que el grupo trabaje como un equipo y que al final sienta los logros como propios.

El Brainstorming paso a paso

El procedimiento del Brainstorming podemos resumirlo en una serie de pasos o etapas:

Definir el reto o problema específico. Se trata de explicar de manera clara y concisa el reto o problema que queremos dar solución. Este punto que perece obvio es tremendamente importante ya que un reto mal planteado o definido de manera ligera o general puede conducir a un trabajo y un esfuerzo de generación de ideas en balde. Por ejemplo si planteamos un reto diciendo sólo que el problema es la “comunicación”, esto puede llevar a que cada miembro entienda el problema de forma diferente, según su experiencia, y que las ideas que aporten no ayuden a solucionar el verdadero problema. Por tanto, se debe dedicar tiempo a trabajar el reto, para que este quede muy claro para todo el equipo, especificando y llegando al detalle del verdadero problema. El reto debe ser conciso, directo al punto y debe excluir toda información no relacionada con el mismo.
Calentamiento. Se trata de dedicar unos minutos para calentar al equipo y que de esta forma se relaje y gane confianza. Podemos plantear para esto un ejercicio simple como preguntar al grupo para que nos digan en un minuto todas las cosas que se les ocurren que sean de color rojo.
Generación de ideas. En este paso damos comienzo a la fase de generación de ideas, dónde se establece un límite de tiempo para conseguir un objetivo de un número de ideas por parte del grupo. En cuanto al límite de tiempo, se han realizado muchos experimentos para determinar la duración ideal de una sesión. La recomendación está en unos 30 minutos para intentar generar un mínimo de entre 50 y 100 ideas, aunque tanto el tiempo como el número mínimo de ideas la debe saber determinar el facilitador, de acuerdo con la experiencia del grupo y el nivel del reto planteado. Se ha comprobado que las mejores ideas son producidas en una fase adelantada de la sesión, cuando se han sacado a luz las ideas más obvias para el problema y las personas tienden a pensar más profundamente y explorar otras alternativas diferentes, luego es importante no quedarse muy corto con el tiempo límite establecido. En cuanto el número de participantes, también va a depender, pero se recomienda que sea de entre 7 y 12 personas. Por último, es también recomendable, que el lugar dónde se realice la sesión sea un lugar de ambiente relajado.
Cierre de sesión. Una vez finalizada la fase de generación se trata de explicar que la sesión de Brainstorming o de lluvía de ideas ha terminado. Es el tiempo de poner en orden las ideas, de enumerarlas, depurarlas por si hay alguna que haya que matizar o eliminar porque pueda estar por ejemplo duplicada. Se trata de dejar la lista de ideas cosechadas preparada para la fase de evaluación y selección.

Los problemas del enfoque tradicional

El proceso que hemos comentado explica el paso a paso de una sesión de Brainstorming vista desde su enfoque tradicional, no debemos olvidar el espíritu en origen del Brainstorming, y su enfoque que podemos llamar desestructurado, en el sentido de animar a los participantes a exponer sus ideas según se les van ocurriendo. Sin embargo este enfoque tradicional tiene identificado varios problemas o debilidades que a lo largo de la experiencia acumulada en la utilización de esta técnica se han ido detectando y que para darles solución han dado lugar a variaciones en este enfoque tradicional hacia lo que podríamos llamar un Brainstorming estructurado, que incorpora y establece ciertas reglas adicionales para tratar de mejorar y superar estos problemas del enfoque tradicional y conseguir un proceso que sea más organizado y más eficiente.

Entre los problemas o debilidades que se le atribuyen al enfoque tradicional podemos señalar algunos como:

La dificultad de encontrar facilitadores con la capacitación adecuada para llevar de forma efectiva una sesión.
Los tiempos de espera que se producen porque otras personas han lanzado sus ideas y el facilitador tiene que tomar nota de ellas. Este hecho provoca que otros participantes tengan que esperar antes de lanzar sus ideas, provocando un freno u obstáculo que en el peor de los casos puede provocar que durante ese tiempo haya participantes que puedan olvidar y dejar pasar ideas interesantes.
La presencia de participantes con una personalidad dominante. Si en una sesión aparece una figura dominante, sus ideas se convertirán en el foco sobre las que probablemente girarán todas las demás.
El miedo a la crítica y al ruido. Las personas con una personalidad menos segura o más tímidas tienen más problemas para lanzar ideas diferentes y alocadas y tienden a callar en un ambiente de ruido y de exposición en voz alta.

Otros enfoques

Para tratar de salvar estas debilidades inherentes dentro de la técnica tradicional del Brainstorming existen muchas variaciones con diferentes enfoques que han sido creados a lo largo del tiempo por distintos facilitadores.

Para mi gusto os quiero destacar el enfoque que sigue Jeffrey Baumgartner y que explica en su libro “The Way of Innovation Master”. Este enfoque propone que en primer lugar los participantes dispongan de entre 10 y 15 minutos para generar ideas de forma individual. Transcurrido este tiempo los participantes se reúnen por parejas, y exponen y comparten sus ideas para a partir de aquí añadir y generar otras nuevas. El siguiente paso consiste en hacer lo mismo pero ya no en parejas sino dentro de un grupo más grande para finalmente acabar con todo el grupo reunido. En este momento todas las ideas que han ido creciendo desde el trabajo individual y de grupo son compartidas y se hace un ejercicio de depurar ideas similares y eliminar ideas duplicadas. Para terminar se dedican entre 15 y 20 minutos para llevar a cabo un Brainstorming tradicional tomando como partida aquellas ideas más prometedoras que han salido de la etapa anterior.

Preguntas a responder antes de realizar un Brainstorming

Para terminar os quiero dejar un guión que deberíais de plantearos y que sin duda os ayudará para planificar y realizar con éxito una sesión de Brainstorming siguiendo el enfoque tradicional o cualquier otro que elijáis: